Data ostatniej aktualizacji: 24 października 2026 r.
W skrócie: dane, które nam przekazujesz (np. w formularzu wyceny, telefonicznie, mailowo lub przez portale z ogłoszeniami), wykorzystujemy do przygotowania wyceny, wykonania montażu lub serwisu i obsługi gwarancji. Nie sprzedajemy danych. Narzędzia analityczne i reklamowe uruchamiamy dopiero po Twojej zgodzie w banerze cookies – zgodę możesz w każdej chwili zmienić.
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest TERMFERM Sp. z o.o., Kamieniec Górny 32A, 34-470 Czarny Dunajec, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000962185, NIP 7352903957, REGON 521551194 (dalej: „TERMFERM”, „my”).
W sprawach danych osobowych możesz kontaktować się z nami: e-mail biuro@termferm.pl, telefon 600 383 350 lub listownie na adres siedziby. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy
- Dane z zapytań – imię, numer telefonu, adres e-mail, miejscowość montażu oraz informacje, które sam podasz (np. opis budynku, zdjęcia, rzut). Otrzymujemy je z formularza na stronie, telefonicznie, mailowo, przez wizytówkę Google lub z portali z zapytaniami ofertowymi (np. Oferteo), gdy wybierzesz tam naszą firmę.
- Dane do umowy i rozliczeń – imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres montażu, adres do faktury, NIP (u firm), dane urządzeń i przebieg prac.
- Dane techniczne ze strony – adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzone podstrony, źródło wejścia, pliki cookies i podobne identyfikatory (szczegóły w punkcie 7).
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny, oględziny i doradztwo | art. 6 ust. 1 lit. b – działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy |
| Wykonanie umowy: dostawa i montaż urządzeń, uruchomienie, przeglądy, serwis | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Wystawienie faktur, księgowość, obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny |
| Obowiązki wynikające z przepisów o substancjach kontrolowanych (F-gazy), w tym wpisy do Centralnego Rejestru Operatorów, gdy przepisy tego wymagają | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny |
| Rejestracja gwarancji urządzenia u producenta, jeśli tego chcesz lub wymaga tego gwarancja | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Pomoc w dokumentacji do programów dofinansowania (np. Czyste Powietrze), jeśli o nią poprosisz | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy / działania na Twoje żądanie |
| Obsługa gwarancji, rękojmi i reklamacji; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. c i f – obowiązek prawny i nasz prawnie uzasadniony interes |
| Prowadzenie korespondencji i porządkowanie zapytań w systemie CRM | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (sprawna obsługa klientów) |
| Ochrona strony przed spamem i nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes |
| Statystyki odwiedzin bez plików cookies (zbiorcze, bez identyfikacji osób) | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes |
| Analityka z użyciem cookies, mierzenie skuteczności reklam, remarketing | art. 6 ust. 1 lit. a – Twoja zgoda (baner cookies) |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez numeru telefonu lub adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie, a bez danych do umowy i faktury nie wykonamy usługi.
Informacji handlowych (np. promocji) nie wysyłamy bez Twojej wcześniejszej, odrębnej zgody.
4. Komu przekazujemy dane
Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu:
- dostawcom usług IT: hosting strony i poczty e-mail (OVH), sieć dostarczania treści i ochrona strony (Cloudflare), filtr antyspamowy formularza (Akismet – Automattic), system CRM i obsługa formularzy (HubSpot);
- dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych – tylko po Twojej zgodzie (Google, Microsoft – szczegóły w punkcie 7);
- biuru rachunkowemu, firmom kurierskim i transportowym, podwykonawcom biorącym udział w montażu;
- producentom i dystrybutorom urządzeń – w zakresie rejestracji gwarancji i obsługi zgłoszeń gwarancyjnych;
- organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy (np. urząd skarbowy, Centralny Rejestr Operatorów prowadzony na podstawie ustawy o F-gazach), a na Twoje życzenie – instytucjom obsługującym programy dofinansowania.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców (m.in. Google, Microsoft, HubSpot, Cloudflare, Automattic) ma siedziby lub serwery w Stanach Zjednoczonych. Dane mogą być tam przekazywane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework (wobec firm, które do niego przystąpiły) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres podany w punkcie 1.
6. Jak długo przechowujemy dane
- zapytania, po których nie zawarto umowy – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
- dane z umów – przez czas wykonywania umowy, gwarancji i rękojmi, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
- faktury i dokumenty księgowe – przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
- dokumentacja wymagana przepisami o F-gazach – przez okres wskazany w tych przepisach;
- dane z plików cookies i narzędzi analitycznych – do czasu wycofania zgody lub przez okres ustawiony w danym narzędziu (nie dłużej niż 14 miesięcy dla danych analitycznych Google Analytics).
7. Pliki cookies i narzędzia na stronie
Pliki cookies to małe pliki zapisywane w przeglądarce. Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym decydujesz, na co się zgadzasz. Bez zgody działają tylko elementy niezbędne do działania strony i statystyki niewykorzystujące cookies. Zgodę możesz zmienić w każdej chwili, korzystając z ustawień cookies na stronie albo usuwając pliki cookies w przeglądarce.
- Niezbędne – działają zawsze: formularz kontaktowy z filtrem antyspamowym (Akismet – Automattic), Cloudflare (szybkie i bezpieczne dostarczanie strony), baner zgód i obsługa formularzy HubSpot, Google Tag Manager (uruchamia pozostałe narzędzia tylko zgodnie z Twoimi wyborami), mapa Google na stronie Kontakt oraz zbiorcze statystyki bez cookies (Ahrefs Web Analytics, Cloudflare).
- Analityczne – po Twojej zgodzie: Google Analytics, Microsoft Clarity (mapy kliknięć i anonimowe nagrania sposobu korzystania ze strony, bez treści wpisywanych w formularze), śledzenie HubSpot.
- Reklamowe – po Twojej zgodzie: Google Ads (mierzenie skuteczności reklam i remarketing).
Pełną listę plików cookies, z okresem ich przechowywania, znajdziesz w ustawieniach banera cookies.
Więcej o przetwarzaniu danych przez dostawców: Google, Microsoft, HubSpot, Cloudflare.
8. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych lub nieaktualnych;
- usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania;
- ograniczenia przetwarzania;
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu;
- wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Aby skorzystać z praw, napisz na biuro@termferm.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
9. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy lub narzędzia, z których korzystamy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji na górze.
Zasady zawierania umów, płatności, gwarancji i reklamacji opisują Ogólne warunki świadczenia usług.